O perigo de manter os dados da sua empresa em uma planilha

As planilhas eletrônicas, como o Excel e seus similares, são os programas mais utilizados por gestores de empresas de todos os tamanhos e de todos os ramos de negócios no mundo inteiro.

Quando foi criado, no final dos anos 80, no século passado, o Excel revolucionou a maneira como eram feitas as planilhas. Seus usuários passaram a ter, não só a possibilidade de criar fórmulas e cálculos avançados, como também definir a aparência e construir gráficos. Resultado: sua popularidade explodiu e diversos programas parecidos surgiram.

Até hoje, saber como lidar com o programa de planilha é um dos requisitos básicos para a contratação de pessoas de diversos setores que lidam com planejamento e números.

As planilhas eletrônicas, porém, não são perfeitas e, dependendo da tarefa que você precisa ver realizada, podem até se tornar o “calcanhar de Aquiles” de um planejamento. Saiba porque e veja como substituí-las de maneira segura e eficiente.

As vantagens do Excel

O Excel e programas como ele, talvez nunca deixem de ser populares. A razão é simples: são muito fáceis de serem utilizados e realmente atendem a maioria das demandas. Neles você pode rapidamente criar uma planilha de controle com muitas informações e possibilidades.

Eles também permitem uma consulta fácil o que os torna ideais para pequenos projetos, principalmente se não envolverem muitas pessoas no comando. Neste aspecto, as planilhas eletrônicas podem ser consideradas programa básicos, de “entrada” no universo da gestão.

Quando existe uma necessidade constante de acompanhamento de um processo ou muitas pessoas estão envolvidas com o input de dados na planilha, os programas começam a mostrar seus pontos fracos.

Os riscos de colocar tudo em uma planilha

O principal problema de uma planilha eletrônica é alto risco de imprecisão dos dados. Quem cria e alimenta a planilha tem que lidar com muitas fórmulas e códigos. Qualquer pequeno erro de digitação ou de transferência de uma informação na hora de criar uma nova célula ou coluna pode acarretar em um desvio dos números gerais.

Na teoria isso parece pequeno e até fácil de ser evitado, mas na prática não é. Não são raros os casos de planejamentos inteiros serem comprometidos por um erro de informação ocultado na planilha. Quando isso acontece o programa usado se torna motivo de desconfiança. Na prática, isso significa que mais horas vão ser gastas para a revisão de dados no futuro para que outros erros não ocorram.

Além deste risco, as planilhas eletrônicas são estáticas. Nelas as informações podem ser vistas em partes, o que dificulta muitas vezes a visão geral do negócio.

Pouco espaço e dificuldade de integração

O fato é que, na prática, há uma grande limitação de espaço no Excel e seus similares. Uma planilha não pode ter centenas e centenas de linhas, por exemplo. Isso tornaria o seu uso bastante complicado. Ao mesmo tempo, se é preciso ter dezenas de planilhas para acompanhar um processo, o trabalho se torna difícil e ainda mais arriscado.

Em tempos de big data, uma planilha eletrônica simplesmente não dá conta de armazenar o volume de dados que uma empresa gera.

Como se não bastasse tudo isso, ainda há o problema da integração, com outras planilhas e outros sistemas. O excesso de manipulação manual quase sempre resulta em parâmetros diferentes e erros de digitação que comprometem a integração.

As informações ficam desorganizadas e difíceis de serem compartilhadas. Em resumo: o que era para ser uma ferramenta facilitadora se transforma em um processo oneroso que envolve várias pessoas e consome tempo precioso.

Guarde seus dados de forma segura

Com certeza o seu negócio requer dados confiáveis, armazenados com segurança e que podem ser acessados a qualquer momento. Então, você precisa abandonar as planilhas e pensar em uma plataforma de gestão. Não se trata apenas de um lugar para guardar informações. É um sistema que permite integrações parametrizadas com outros sistemas, o que facilita a unificação de dados de forma confiável.

Fonte: https://www.trademarketingforce.com.br/2018/01/18/excel

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